PAR EMMANUELLE ROUCHON
Trouver une date pour une réunion (ou un pique-nique!) peut vite se transformer en punition.
Des méthodes, il y en a plusieurs :
- La collective à l’ancienne : appeler tout le monde et décider
- La perso efficace : imposer sa date et laisser les autres s’adapter
- La numérique de la première heure : un mail à tous et des dizaines de réponses à trier
- La gratuite connectée avec ou sans publicité : Doodle ou Framadate
Sachez que :
- Outlook sait faire, depuis votre navigateur ou sur Outlook pour Windows.
- C’est simple, ultra efficace et opérationnel sur Mac et PC.
- Vous pouvez inviter des personnes qui n’ont pas d’adresse Greta.
- Votre agenda Outlook note en provisoire les dates proposées jusqu’à ce que vous décidiez.
CREEZ VOTRE SONDAGE
En ligne sur votre navigateur préféré
- Ouvrez Outlook sur votre navigateur
- Créez un nouveau message et ajoutez les mails de vos participants
NB : un destinataire en copie est facultatif, en copie cachée il ne vote pas.
3. Dans la barre d’outils Insérer, choisissez sondage de planification
4. Dans le volet sur la droite, choisissez :
a. La durée de la réunion,
b. Les dates et créneaux horaires que vous voulez proposer
(le nombre de propositions apparait en bas du volet) une fois coché, un créneau est pré-réservé. Vous pouvez alors changer de date et faire des sélections complémentaires.
5. Cliquez sur Suivant et vérifiez les dates proposées. (revenez en arrière en cas d’erreur)
6. Précisez le lieu de la réunion ou cochez la réunion Teams
7. Dépliez la ligne Gérer les paramètres du sondage
Très important pour être sûr que vos participants pourront bien y répondre. Chaque proposition est expliquée au survol de la souris. Soyez patient pour votre premier sondage
Si certains participants n’ont pas d’adresse mail Greta décochez « obliger les participants à vérifier leur identité » car cela implique que l’utilisateur se connecte à son compte.
8. Cliquez sur Créer un sondage
Votre sondage apparait désormais dans le corps du mail que vous aviez ouvert. Il ne vous reste plus qu’à mettre votre texte au-dessus ou au-dessous de ce cadre et envoyer.
Depuis votre application sur PC
C’est pareil ! La seule différence est que l’icône nouveau sondage de disponibilité est sur le bandeau Message (et non dans l’onglet insertion)
SUIVEZ LES REPONSES ET DECIDER
Savoir si les gens répondent
Si vous avez coché l’option « me prévenir en cas de mise à jour », vous recevrez des notifs au fur et à mesure que les personnes répondront
Gérer le sondage
Même après avoir envoyé un sondage, vous pouvez
- Ajouter des participants ou en retirer
- Annuler le sondage
- Envoyer une relance
- Ajouter ou supprimer des dates
https://outlook.office.com/findtime
CLOTUREZ LE SONDAGE
Une ou plusieurs dates réunissent tout le monde
Outlook va automatiquement envoyer l’invitation sur la date la plus proche.
Pas de date commune à tout le monde
A vous de faire le choix manuellement sur https://outlook.office.com/findtime
VOUS N’AVEZ PAS TOUT COMPRIS ?
Visionnez ce tuto Youtube
Alors maintenant, vous êtes plutôt Doodle ou Outlook?
Un grand merci Emmanuelle pour cet article qui va m’être très utile. L’outil Doodle est fonctionnel mais nécessite d’avoir un compte et de s’y connecter ; les publicités brouillent l’interface.
Bonne nouvelle Emmanuelle ! Fini la galère visiblement.
Merci Emmanuelle. Je suis fan de ce type d’outils. Or, l’option « sondages » est grisée. De plus – je suis pourtant sur Edge – il n’y a pas de lien derrière le tuto Youtube. Help 🙂
Merci Emmanuelle. Y a plus qu’à!